یکی از مهمترین نیازهای شرکت ها و سازمان ها، ارسال و دریافت فکس می‌باشد. فکس به عنوان یکی از ابزارهای مهم ارتباطی در کسب‌وکارها، به ویژه در بخش‌هایی مانند ادارات دولتی، بانک ها، و شرکت های حقوقی، همواره جایگاه ویژه‌ای داشته است. سیستم های ویپ (VoIP) با استفاده از گیت‌وی FXS و اتصال دستگاه فکس سخت‌افزاری به آن، این قابلیت را در اختیار کاربران قرار می‌دهند. اما در این روش به واسطه کاغذی بودن اسناد ارسالی و دریافتی، علاوه بر خساراتی که به طبیعت وارد می‌شود، مشکلاتی چون بایگانی فیزیکی و فضای مورد نیاز آن، از دیگر دغدغه ها برای سازمان ها می‌باشد.
در این روش سنتی، هر بار که یک سند فکس ارسال یا دریافت می‌شود، به مصرف کاغذ و جوهر نیاز است. این مسئله نه تنها هزینه های عملیاتی را افزایش می‌دهد، بلکه حجم زیادی از اسناد کاغذی را به وجود می‌آورد که نگهداری و بایگانی آنها نیازمند فضای فیزیکی زیاد و مدیریت پیچیده‌ای است. همچنین، اسناد کاغذی بیشتر در معرض خطرات مختلفی مانند آسیب دیدن، گم شدن، یا از بین رفتن در اثر حوادثی مانند آتش‌سوزی یا سیل قرار دارند.
برای حل این مشکلات، کمپانی سنگوما (Sangoma) ماژولی تحت عنوان FaxPro ویژه مراکز تلفن مبتنی بر FreePBX ارائه نموده است که یک فکس نرم‌افزاری تمام عیار محسوب می‌شود. FaxPro یک فکس سرور نرم‌افزاری است که از طریق پنل کاربری خود، امکان ارسال فایل با فرمت‌های مختلف به عنوان فکس به شماره تلفن دلخواه را فراهم می‌کند. این نرم‌افزار همچنین قابلیت دریافت فکس‌ها را دارد که می‌توان آنها را علاوه بر مشاهده در پنل کاربری، از طریق ایمیل دریافت کرد و یا در سرور خود ذخیره نمود و یا حتی چاپ کرد.
بکارگیری ماژول FaxPro باعث می‌شود تا مشکلات عمده دستگاه‌های فکس سخت‌افزاری و سیستم‌های مشابه نرم‌افزاری را برای همیشه فراموش کنید. این ماژول، یک پنل مدیریتی کاربردی برای مدیریت تمامی تنظیمات مربوط به سرور فکس خود را در اختیار شما قرار می‌دهد. با استفاده از FaxPro، سازمان‌ها می‌توانند بدون نیاز به دستگاه‌های فکس سنتی و با کاهش هزینه های مرتبط با مصرف کاغذ و جوهر، به راحتی اسناد خود را ارسال و دریافت کنند.
از جمله ویژگی های برجسته FaxPro می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
1. ارسال فکس از طریق فایل‌های دیجیتال: با FaxPro، کاربران می‌توانند فایل های دیجیتال با فرمت‌های مختلف مانند PDF ،DOC و JPG را به فکس تبدیل کرده و به شماره های دلخواه ارسال کنند. این قابلیت به طور قابل توجهی فرآیند ارسال فکس را سریع‌تر و راحت‌تر می‌کند.
2. دریافت فکس به صورت دیجیتال: فکس های دریافتی می‌توانند به صورت مستقیم به ایمیل های کاربران ارسال شوند یا در سرور ذخیره گردند. این امر باعث می‌شود که فکس های دریافتی به راحتی دسته‌بندی و بایگانی شوند بدون اینکه نیاز به فضای فیزیکی برای نگهداری آنها باشد.
3. پنل کاربری و مدیریتی: پنل کاربری FaxPro به کاربران این امکان را می‌دهد که فکس های ارسالی و دریافتی خود را مدیریت کنند. همچنین، مدیران سیستم می‌توانند از طریق این پنل تمامی تنظیمات مربوط به سرور فکس را کنترل و نظارت کنند.
4. امنیت بالا: FaxPro با ارائه امکانات امنیتی پیشرفته، از اسناد فکس شده حفاظت می‌کند. این ماژول از پروتکل های رمزنگاری استفاده می‌کند تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات حساس در حین انتقال محفوظ بمانند.
5. کاهش هزینه ها: استفاده از یک سیستم فکس نرم‌افزاری مانند FaxPro می‌تواند به طور قابل توجهی هزینه های مرتبط با خرید، نگهداری، و تعمیر دستگاه های فکس سخت‌افزاری را کاهش دهد. علاوه بر این، هزینه های مصرفی مانند کاغذ و جوهر نیز به حداقل می‌رسند.
6. دوستدار محیط زیست: با کاهش مصرف کاغذ و منابع طبیعی دیگر، FaxPro به حفظ محیط زیست کمک می‌کند. این نرم‌افزار با حذف نیاز به چاپ فکس ها، به کاهش تولید زباله های کاغذی و حفظ درختان کمک می‌کند.
7. یکپارچگی با سیستم های دیگر: FaxPro به راحتی می‌تواند با سایر سیستم ها و نرم‌افزار های مورد استفاده در سازمان ها یکپارچه شود. این قابلیت به کاربران اجازه می‌دهد تا از طریق سیستم های موجود خود، فکس ها را مدیریت و ارسال کنند.
در نهایت، استفاده از FaxPro به عنوان یک راه‌حل جامع و کارآمد برای مدیریت فکس ها، می‌تواند به طور قابل توجهی بهره‌وری و کارایی سازمان ها را افزایش دهد. این ماژول با ارائه امکانات متنوع و کاربردی، به سازمان ها کمک می‌کند تا فرآیند های اداری خود را بهبود بخشند و با کاهش هزینه ها و مصرف منابع، به سمت یک محیط کاری پایدارتر حرکت کنند، بنابراین، سازمان هایی که به دنبال راه‌حلی مطمئن و موثر برای مدیریت فکس های خود هستند، می‌توانند با اطمینان از FaxPro استفاده کنند. این نرم‌افزار نه تنها مشکلات رایج دستگاه های فکس سنتی را حل می‌کند، بلکه با ارائه امکانات پیشرفته و امنیت بالا، نیاز های مدرن سازمان ها را نیز برآورده می‌سازد.
